虾皮成本计算的结果，怎么交代给合伙人

虾皮成本计算的结果，怎么交代给合伙人

交代这件事的第一道坎不在写，在想清对面是谁。合伙人关心的问题和你自己关心的问题往往不在一个层面上。你关心某一段为什么涨了，他关心的是这一批整体赚不赚、下一批还给不给。同一份数落在两个不同的问法上，需要的写法不一样。

第二道坎是敢不敢把结论写在前头。多数人写交代材料时会从背景写起，一路写到明细，最后才给一个模糊的判断，甚至不给判断。原因很实在，结论一旦写下来就要负责，而背景和明细不会。可对面拿到这份东西，第一句想看的偏偏就是那个结论。

想清对面是谁这件事，有一个很具体的做法，把你准备写的东西列一张单子，然后逐条问对方会不会用得上。用不上的划掉，划完之后剩下的那些才是这份材料该有的内容。不做这一步，你会把自己关心的东西全写进去，对方读到一半就不读了。

合伙人看成本材料的时间往往很碎，可能是在车上、在饭桌上。这个前提决定了两件事，结论要短到一眼能扫完，依据要能按图索骥地找。写成长篇大论的材料，多半不是被读完了才被质疑，而是没被读就被放下了。

还有一层是时间问题。你自己看这批货看了两周，心里对它的判断已经成型；对面是第一次听，他需要一句话把这件事立起来。这一句话不一定很长，但它要在最前面，而且不能是那种说了一半还要往下读才明白的句子。

交代的成本不只在写的那一侧，也在读的那一侧。你把结论写清楚，对方读完就能给你一个回应；你只给一堆数，对方读完还得先问你一句这批货到底怎么样，这一来一回就多了一轮。把这一轮省掉，就是把双方的来回次数压下来。

有一类合伙人只关心结果，有一类会一路问到细节。这两类人需要的材料是同一份，只是读法不同。前一类读完前面的结论就够，后一类会自己翻到附录去核。所以材料要有主次，主文给结论，附录给细节，两类人各自取自己那份。

写成什么样还有一个参照，就是你自己上一次拿到一份材料时是什么感觉。你拿到一份读完知道该干什么的材料，和自己拿到一份读完还要去问的材料，差别在哪儿，把那个差别找出来，你就知道该往哪一处使劲。这个参照比任何写法都直接。

有一类材料是写给未来的自己看的，那就是记录；这一类是写给别人的，性质不一样。写给别人的东西有一个硬约束，对方没有你脑子里的那些前提，你每省掉一句前提，对方就多一次猜。前提写着啰嗦，省掉它才是真的贵。

交代的次数多了以后，你会发现有几句话是你每一份材料都要写的，比如这段数据是哪天取的、按什么口径算的。把这几句固定成版头的一段，每次复制过来改改日期就行。固定的部分越多，每次动笔要动脑的地方就越少。

还有一种情况是你要交代的不是一批货，而是一段时间里的一批批货。这时候材料的重心会变，结论从这一批成什么样变成这段时间的走向是什么样。结构还是那三块，读的人关心的问题换了，第一页写的话也就换了。

材料的长短本身不是一个标准。同一件事给不同的人交代，可以是一段消息，也可以是三页纸。决定长短的是对方要拿它做什么，不是你想说多少。把握住这一条，你就不会在没有必要的地方堆篇幅，也不会在该说清的地方省掉一句。

还有一层是交代的频率。这一批的结论需要单独说一次，还是可以并进一个固定的周期里一起说，取决于这件事的时效。有条件变了、要立刻定下来的，单独说；只是例行的同步，并进周期里更省事，也更不容易让人当成突发。

交代材料写多了会遇到另一件事，前面几批的结论还立在那里，这一批的结论跟它不一样。这两份材料同时存在，对方可能翻到旧的那份。处理的办法是在新材料的版头写清它替代了哪一份，或者在份数上标明这是第几版，旧的那份随之作废。

把这一层做顺以后，你会发现自己在写的时候开始替对方省事。你会主动把他可能问的先答了，把他可能比的地方先给了口径，把要检查的地方先标出来。这个转变不是文风的转变，是你对这份材料用途的理解变了以后自然带出来的。

五个动作走一遍，这份东西才算交代得出去（人造示例）

成本说明报告要回答哪三个问题

这三个问题是这批货成什么样、凭什么这么说、要谁做什么。前两个是给读的人建立判断的，第三个是给读的人一个可以落地的动作。缺了前两个，第三个就没有依据；缺了第三个，前两个读完也只是一段知识，落不到事情上。

三块的顺序不能调。结论放在最前面，依据跟在后面，要对方做什么放在最后。顺序颠倒过来，读的人会先看到一堆明细，读到结尾才看到一句结论，那时候他已经带着自己的理解读完了一遍，你的结论反而变成了补充。

三个问题里的凭什么这么说，是最容易被跳过的一块。写的人觉得数都给了，凭什么还不够明显。可对读的人来说，数本身不等于依据，他要知道这些数是怎么取来的、取的是哪一段、中间有没有估的。没有这一层，数就只是一串数字。

要对方做什么这一块，往往要写成一个具体到能执行的动作。写要重视成本、要控制一下，这种话不算问题也不算答案，对方读完还是不知道该干什么。写成下一批按新的摊法给预算，或者这批货的价按算出来的成本往上调一档，对方就知道回去做什么了。

三块之间还有一个衔接的问题。结论和依据之间要有连词把它们串起来，依据和要对方做什么之间也要有。读的人顺着这三块读下去，不该有断裂感。断裂的地方通常就是你自己还没想清的地方，读的人也会在那儿停下来。

这三块在长短上不是平均的。结论那一块最短，一两句；依据那一块看事情复杂程度，可以是一段加一份附录；要对方做什么那一块也很短，一两句。平均分配篇幅的材料，读的人分不出哪里是要紧的地方，注意力会被摊平。

有一个很快的自检，把你写完的材料遮住中间那一块，只留结论和要对方做的事，看这两块连起来读通不通。通，说明这两块是站得住的；不通，说明中间那一块承担了本该由这两块承担的内容，该往回调整。

三个问题里最容易被写成口号的是凭什么这么说。写的人一不留神就会写成一段判断，把结论换一种说法再说一遍。依据要写的是能被核对的东西，取的是哪一段的数、按什么口径算的、中间有没有估的项，这些读的人拿得到、对得上，才算依据。

三个问题之外还有一层，是这份材料什么时候作废。成本这件事上条件变得很快，一段费率调了、一个站点的规则改了，这份材料里的结论可能就不成立了。写上取数日期和适用的时间段，读的人自己就知道什么时候该来问一次新的。

有一类材料三个问题都答了，可答得很散，读完要自己把它们拼起来。这种材料的问题不在缺东西，在顺序。结论埋在第三段，依据散在四处，要谁做什么写在了最后一行小字里。读的人拼一次就累一次，第二次他就不拼了。

把三个问题写成三行提示放在手边，动笔的时候照着填，这个办法很笨，但它能让人不漏掉块。写熟以后提示可以撤掉，判断标准还是那一条，拿给没参与的人读一遍，他能不能答出这三个问题。

三个问题答完，这份材料的主干就立住了。剩下的都是附在后面的东西，明细、图、上一批的对比，它们的作用是让对方想往下核的时候有地方去核。主干不清的材料，附再多东西也救不回来。

还有一个容易被忽略的小问题，就是这份材料要回答的是这一批还是这一类。你算的是某一批货，写出来的结论却是这个类目最近都不好做，两句话的量级对不上。范围一旦放大，依据也得跟着放大，不然结论就飘在依据外面。

三个问题答完之后，可以再看一眼有没有多出来的东西。材料里那些既不算结论、也不算依据、更不是动作的段落，多数是可以删的。它们往往是你写的时候顺手带出来的背景，读的人不会因为它们而对这件事多一分理解。

有一种情况下三个问题要答得更谨慎，就是这批货的结果跟预期差得很远。这时候结论容易被情绪带着走，写成这一次完全不行或者这一次挺成功。写成具体一点会更好接，比如比上一批低了一截、主要差在某一段上，读的人接得住，后面也还能拿它去比。

把三个问题当成一种日常的自问，还有一个好处，你在算这批货的时候就大概知道要交代什么了，不至于算完再回头找。算的过程中留意到某一处不对劲，那正好就是结论里要写的那一句。两头同时对起来，这份材料的成本会低很多。

越往下被读到的概率越低，所以要紧的话不能放在后面（相对值）

只给一个总数，合伙人只会追问细节

只给一个总数会引出两种追问。一种是问这个数是怎么来的，你得把整张表从头讲一遍；另一种是问这个数跟上一批比怎么样，你得回去找上一批的材料。两种追问都要你重新讲一遍，而它们本来只靠一行口径说明和一句对比就能挡掉。

追问的代价不只是时间。你在追问里一次一次补口径，同一件事的说法会因为场次不同而有细微的变化，对方听到的版本多了，反而会开始怀疑那个总数的可信度。把口径一次写清，后面就不会有这些版本。

只给一个总数还有一种后果，对方会自己去估。你不给口径，他会按自己的理解补一个，然后拿这个补出来的东西去跟别处比。比出来的结论可能跟事实差得远，而你完全不知道中间发生过这一步。这种情况比直接来问更麻烦。

有一个办法能减少这类追问，就是主动给出对方最可能问的那两三条。写完结论之后，自己先把它当成对方读一遍，问一句这里我会想追问什么。把这两三条的答案先写在后面，多数追问就提前消掉了，剩下的追问才是有价值的。

追问本身不是坏事，坏的是反复追问同一件事。同一件事被问三次，说明你的材料在那一处始终没有解决问题，每一次都靠临场解释过去。这类位置值得专门记下来，下一次写的时候先补上，材料就会一次比一次顺。

还有一种追问的变体，对方不问你数是怎么来的，问你跟上次那份材料能不能比。这时候你会发现上次那份也没写口径，两份放在一起没法对。要挡住这一类，最省事的做法是把口径和日期固定成材料版头的一部分，每次都写，不用临场想。

到这一步你会看出，追问多不多跟你写得好不好其实是同一件事的两面。追问集中在哪里，哪里就是你没写清的地方。把追问出现的位置连着记几次，你就有了自己写这类材料的一份常漏清单，下一次动笔之前先照着它补一遍。

有一种总数看着挺完整，就是给了总数又给了一句比上个月高了一点。这句话挡不住追问，因为对方马上会问高在哪儿、是量的问题还是价的问题。比出来的差要用具体的几行去解释，一句高了一点只是把问题往后推了一步。

减少追问还有一个顺序上的讲究，把最可能被追问的那一项直接放在最显眼的位置。你知道运费这一段最近在动，那就把它单独点出来说明，别等对方翻到附录里发现再问。主动说出来的东西和被问出来的东西，对面接收到的信号是不一样的。

追问变少还有一个连带的好处，你会开始拿得住这份材料。对方问什么都不慌，因为你已经想过他可能问什么。手上没有准备的人，被问两次就开始用也许、大概这样的词，材料的分量跟着掉。

有一类追问不该去堵，就是对方在确认你的判断合不合他自己的经验。这种追问说明他认真读了，他想跟你的判断对齐。这时候该做的是把依据摊开让他自己核，而不是再给一个更确定的说法。堵掉这类追问，你丢掉的是对方的参与。

追问的位置定下来之后，下一次写材料之前先看一眼那份清单，把常被问的几处直接写进去。写个三五次，材料就会稳定在一个对方读一遍就够的状态。这个状态不是把话说满，是把该说的先说在。

总数额本身也有一个精度上的问题。你把一个精确到个位的数写上去，对方会默认这个精度是有依据的，于是拿它去跟别处的数精确地比。如果你的数里本来就有一部分是估的，这个精度就是假的。写成一个大致的位置或者带上范围，反而更接近实情。

还有一种情况是总数不大，对方关心的是它怎么分布。你只给一个总数，他会想运输和平台各占多少，这两块是不是有一块在往上涨。这时候总数回答不了他的问题，你得给出几段。给多少段取决于他要往哪儿看，不取决于你手上有多少段。

把追问挡在前面这件事，跟把话说满是两回事。挡追问是提前给出必要的那几句，把话说满是把所有可能被问的细节都写进去。前者让材料变短，后者让材料变长。分不清这两件事，你会朝反方向使力，材料越写越厚，追问却没少。

有一种情况材料写得很短，追问反而很少，就是因为对方关心的问题本来就不多。这时候多写只会引出新的问题。判断该写多少，要看你知不知道对方这一次关心什么。知道，就按那个写；不知道，先问一句再写，比写完猜要省事。

报告不给口径，数字就没法比

口径要写的不只是怎么算，还要写清盖的是哪一段时间、按什么单位、含不含某一项。这三样里少一样，这份东西就只能单独看，不能跟任何别的材料放在一起比。而比较恰恰是合伙人最常做的动作，他会拿这一批跟上一批比，也会拿你这个跟别人报的比。

口径写清还有一个作用，它把这份材料的适用范围划出来了。范围划出来，读的人就知道这份东西能回答哪一类问题、不能回答哪一类。他不抱超出范围的期待，你就少接一类答不上来的追问，双方都省事。

口径这一块有一个容易被忽略的部分，就是含不含某几项。同一批货里你算了退换损耗，另一份材料里没算，两个总数放在一起看着都能用，比出来的差其实是包含范围不同造成的。含不含这件事必须在口径里点出来，不能靠读的人从数字大小去推。

还有一种口径是单位。件数、箱数、重量，三种单位在成本里都在用，你说这批货的单件成本，对方不知道你拿什么除以什么。单位写清，两次比出来的数才落在同一个基准上。价格这一侧也一样，含不含税、含不含平台那一笔，都得写在口径里。

口径还有一个时间上的细节，就是数据是哪一天取的。同一份来源隔几天再看，数会有小变动，你把两次取的数放在一起比，会得到一个小差值，而这个差值是取数时间造成的。写到材料里，取数日期跟口径并排写，这个坑就平了。

口径写清以后还有一个附带的好处，别人拿着你的材料去跟第三方对得上。你们用同一套口径，数就能接上；口径不一样，对不上也没法判断是谁的问题。口径是让两份材料之间产生可比性的那个东西，不是形式上的说明。

这一块最好有固定的位置和固定的写法，不要每次随心情换地方。固定在版头或者紧挨着结论的那一行，读的人每次都知道去哪儿找，看几次就形成了习惯。不固定位置，读的人会漏看，漏看之后照样来问。

口径写清之后还有一个隐含的好处，你能用同一套口径去看别人给的材料。对方没写口径，你至少知道该问他什么，而不是拿着两个不同底的东西硬比。会提问这件事，前提是你自己知道口径有哪几样要写。

口径这一块不要写得像一段条款，一行一项，短句就行。读的人扫一眼能对上，比读一段长句子然后自己在里面找要快得多。成本材料的读者通常没有耐心读一段说明文字，他们会跳过去，跳过去就等于没写。

有一种省事的做法是把口径只写在表格和图的同一处，不要两份各写一遍。写在两处容易出岔子，改了一处忘了一处，时间一长两份东西就对不上了。只写一处，两份东西共用一个说法，读的人也不用在两处之间挑，看一遍就够。

口径跟结论之间还有一个先后的问题。先给结论还是先给口径，取决于读者。读者是复核型的人，先给口径他读起来顺；读者是决策型的人，先给结论他才读得下去。多数情况下把结论放最前面，口径紧挨着结论写一行，两类人都能接受。

还要注意一种情况，同一份材料里有两套口径在跑，一套是这一批的，一套是这段时间累计的。两套口径并排摆着，读的人会混。要么分开写两份材料，要么在每一处标明这是哪一套口径。混在一起的材料，读到最后谁也说不清手上的数属于哪一套。

口径写清之后还有一个好处，你自己过一段时间回头看这份材料，还能立刻认出当时算的是哪一层。人的记忆不可靠，两三个月之后你只会记得那个总数，记不住它是含了什么、不含什么。口径这一行是写给以后的自己看的，不只是给对面看的。

有一种材料把口径写成了一段很长的话，读的人直接跳过去。口径的文法和结论的文法不一样，它要的是短、可查、方便对着看。写成一行一行的小条目，读的人扫一眼就能找到他要的那一条，这比一段完整的说明有用。

还有一层是口径的适用范围。你写的是这一批的成本口径，它未必适用于下一个类目。材料里把适用的范围写清，别人就不会拿它去套一个它本来就管不到的地方。适用范围写出来，是你对自己这份东西的边界有一个交代。

口径和明细之间的关系也要交代清楚。明细上的每一项都该能追到口径里的某一句，追不到的那一项就说明口径没写全。拿着明细逐项对着口径过一遍，是这份材料交出去之前最值得做的一次检查，花的时间不多，挡掉的岔子不少。

报告和表在这件事上谁更该出场

这两样东西回答的问题不一样。表回答的是这批货里各段分别花了多少，它把数摆平，谁都能去核；报告回答的是这批货整体成什么样、接下来该怎么办，它把判断写下来，带一个立场。一个给依据，一个给方向，都需要，但出现的位置不同。

出场的位置可以这样安排，报告在前，附一份表在后面。对方先读到的是判断，需要往下核的时候再翻到后面去看表。反过来把表放前面，读的人会先在数里走一段，走到报告的时候注意力已经用掉了不少，最要紧的那一段反而容易滑过去。

有一种做法是把表直接当成材料交出去，理由是数都在上面了，看的人自己会看。这种做法在读者是常看这批货的人时能行得通，在读者是合伙人时通常行不通，因为他不熟悉这批货，不知道哪几行要紧，从哪一行看起都行，反而无从下手。

报告也不是每次都必要。你只是要把这一批的处理结果同步给一个天天在跟的人，一句消息加一份表就够了。报告出场的时候，是这份判断需要被一个不在场的人接住，而且他后面要基于这个判断做动作。没有这个前提，报告就成了多余的一层。

两样东西配合的时候，报告里的结论必须能在表上找到对应的行。结论说运输这一段吃钱最多，表上就该有那一行，而且位置明显。找不到对应的行，读的人会怀疑结论，或者怀疑表，两者之间的不信任会拖慢后面所有的沟通。

还有一层是版本问题。表和报告是一套东西，改了一处两处都要跟着动。只改表不改报告，报告里的结论就落在了旧数上。这种不一致在外面很难被发现，因为读的人一般只认真看一边。把两份东西的版本号写在一起，能挡住这一类。

报告和表出场的时候有一件事要小心，两份东西不要在同一个结论上给出不一样的说法。报告里说运输这一段压力最明显，表上按金额排下来最大的是货款那一行，两句话都对，说的却不是同一件事。这种不一致在对面看来是矛盾，其实是两句话的立足点不同。

有一种情形适合只用表，就是沟通的对象是来核数的。他要的不是判断，是数本身。你附一段结论反而会被当成干扰，他还要判断你这段结论有没有越过数说话。分清对方是来要判断的还是来要数的，比你准备多少东西都重要。

报告也不一定要配表。你只是在几行之内把一批货的情况说清楚，那几行本身就已经承担了表的活。配一张表在里面，只会让材料变长。配表的前提是数多到几行讲不完、而且对方确实会去核。

这两样东西在留档上的作用不一样。表留下的是一份可以拿去做别用的数，报告留下的是一个带时间的判断。过半年回头看，报告能告诉你当时怎么想的，表能告诉你当时的数据是什么。两样都留，你才既有当时的判断也有当时的依据。

有一种材料是报告和表长在一起的，结论写在前面，紧跟着就是支撑这一句的那几行表。这种写法读起来顺，念到哪儿数就在哪儿。它的前提是那几行表足够小，小到能塞进正文里而不打断阅读。表一长，就得挪到后面去。

两样东西一起给的时候，最好在报告里点一句表在哪儿、看哪几行。对方翻到表以后不用自己找，顺着你指的那几行看就行。不点这一句，表就成了一个摆在那里的东西，有没有被看全凭对方的时间。

报告里引用表上的数，要跟表上的数对得上，这一条看着基础，出的岔子并不少。改的时候只改了一边，两份东西的同一个数就不一样了。查这一处的办法很简单，把报告里出现的每一个数在表里找一遍，找不到或者对不上的就是问题。

从留档的角度看，两份东西一起存还有一个好处，过一段时间你只需要拿出这两份，就能把当时的情况还原出来。只有报告没有表，你还原不出依据；只有表没有报告，你还原不出当时的判断。两样都在，事情才是完整的。

附在后面的那份表，来源最好也交代一句。公开那一层的几组数，知虾按同一套口径摊在明面上，你把它抄进表里的时候顺手写上出处，对方要核对就知道去哪儿看。写在表上一行说明，比在报告里用一段文字转述省事，也不容易转述走样。

三块各管一件事，缺哪一块都会在对方那里变成追问

这份成本说明希望对方做什么决定

要对方做的决定通常不止一种。有的只是要他知情，比如这一批的成本结构变了，让他有个数；有的是要他点头，比如下一批的预算要不要按新的摊法给；有的是要他选，比如两个方案里挑一个。三种决定对应的写法不一样。

把要做的决定写清楚，还有一个连带的好处，你会发现自己其实没想好要对方做什么。这种情况在成本这一层很常见，材料写完了，结论也有，可对方读完不知道该干什么。发现这一点比写得多漂亮都值钱，因为它指向的是这次沟通的目的。

还有一个先决问题，你希望对方做的决定是不是他有权做的。有的是他一个人能定的，比如一个方案的选择；有的要他协调别的人，比如调预算；有的他只能知情，因为你这一侧已经定了。这一层想清楚，你就不会写出一个对方没法回应的请求。

写要对方做什么的时候，把选项和时间也带上。只写要批预算，对方会问批多少、什么时候要；写成下一批的预算按新的摊法给到某某数，下周三之前定，对方就能直接回一个行或者不行。动作越具体，来回的次数越少。

有一种情况是你其实不要对方做任何决定，只是同步。这种情况下更要写明只是同步，不然对方会以为你在等他表态。写一句这次只是把情况同步给你，需要动作的时候我会单独说，这句话看着废话，它省掉的是对方的犹豫和一次没必要的会议。

要对方做什么这一块还有一个反向的用法，就是在写之前先问自己一遍，我到底要不要他做点什么。很多成本材料的结论其实是自己想清楚了而已，并不需要别人点头。想清楚这一点，材料会短下来，对方也更愿意读完。

要对方做什么还有一层边界，就是你写下来的这件事是不是真的需要他决定。有些事其实是你自己的分内事，写进材料里让他点头，会让他觉得你在转移责任。分清哪些要他定、哪些只是告诉他，材料会显得更清楚，你自己也更站得住。

写具体动作的时候，把动作触发之后会发生什么也交代一句。下一批按新摊法给预算，这个动作会让每一批的前期投入跟着变。对方知道后面的连带影响，才好在行和不行之间做判断。只给动作不给后果，对方多半会先问一句那后面会怎么样。

有一类决定需要的时间不长，但需要两个人一起定，比如两个方案的取舍。这种材料里就该把两个方案并排写出来，各自的条件和代价写清楚，让对面一眼能看出取舍在哪儿。只写一个方案，那就不是让他决定，是通知他。

还有一类材料，写到最后你会发现要对方做的其实是一件小事，比如把这个口径也同步给另一个人。这种小事也值得写下来，因为它确定了谁负责往下传。不写，这件事就会悬在两个人之间，谁都觉得对方会做。

要对方做什么这件事，还牵扯到你怎么知道自己交代成功了。对方回一句收到，不等于交代成功；他回的是具体的动作，比如预算按新摊法给、价往上调一档，那才算接到了。把回应的样子先在脑子里定下来，写的时候方向就不会偏。

有一种决定对方做不了，需要他去协调，材料里就该把他要协调的对象也点出来。他知道了要跟谁说、要说什么，这件事才有执行的可能。只写一个方向不写路径，多数情况下这句话会停在他那里，你再问一次他也只是说还在推。

写要对方做什么的时候，别把他该做的和你自己该做的混在同一句话里。两者混在一起，读的人分不清哪一部分是他的活，容易出现两个人都以为对方会去做的情况，事情就悬在中间。分成两句话各写一句，各归各的，谁看完都清楚。

还有一层是时点上要说清。有的决定有时间要求，材料里就得把这个时点写出来；没有时点的决定，拖着拖着就不了了之，双方都以为对方还在想。写清什么时候之前要有一个说法，这一句话本身就是在把事情往前推一步。

这一层想清楚以后，回头看整份材料，你会发现自己知道哪里是收口。材料不是写完最后一行就算完，是写到对方知道该干什么才算完。这个收口的位置定下来，前面几块的长短也就有了依据。

把口径和结论写进去，追问的次数会稳在一个低水平（人造示例）

虾皮成本计算写成说明时最常见的三种含糊

第一种含糊是不给结论，把一批明细摆出来让对方自己判断。第二种含糊是给了结论但不给口径，结论像是一个说法，对方没法拿它去比任何东西。第三种含糊是给了结论和口径，却没说清希望对方做什么，材料读完就停在那里。

三种含糊有一个共同的根源，写的人把交代材料当成了记录。记录是给自己留的，写清发生过什么就够了；交代材料是给人用的，读的人需要一个可以往下走的东西。这一层差别不在文笔上，在写的人有没有先想过对面读完要做什么。

第一种含糊还有一种更隐蔽的样子，材料写得很短，看着很干脆，可它短在了口径和依据上，只剩一个孤零零的结论。这种材料读起来顺畅，读完之后对方完全没法判断这个结论靠不靠得住，只能选择信或者不信，两种情况他都不舒服。

第二种含糊常见于跨站点的时候。同一批货在几个站点都有支出，材料里把几个站点的数合在一起说了，口径没写合的是哪几个站点。对方拿去跟某一个站点的数据比，比出来的差一大截，而这个差完全是合并范围造成的。

第三种含糊会让沟通陷入循环。对方读完材料不知道要干什么，于是回一句我看了一下，你再看看。你再改一版发过去，他还是不知道该干什么。两三轮之后双方都累了，事情还停在那里。这个循环的出口就是把要谁做什么写清楚。

防这三种含糊，有一个动作可以放在写之前做，先写一句你要对方读完做什么。这一句话写不出来，说明这次沟通的目的还没想清，材料也不该急着写。先有目的再有材料，比先有材料再回头补目的省事得多。

三种含糊都不在文笔上，它们发生在动笔之前。你在动笔之前有没有想清读者是谁、结论是什么、要谁做什么，决定了这份材料是不是一份能用的东西。写这一篇的落点就在这里，余下的都是手艺。

这三种含糊有一个共同的检验办法，把材料给一个完全没参与这批货的人看，然后看他读完的第一句话是什么。第一句是问一批货到底怎么样，说明结论没给足；第一句是问这个数怎么算的，说明口径没写清；第一句是问我要做什么，说明动作没交代。问哪一句，就是缺哪一块。

往更深处看，这三种含糊都跟写的人愿不愿意负责有关。结论是判断，判断写下来就要承担；口径是承诺，写清了以后自己也不能随便改；动作是请求，写出来可能被拒绝。三块都写，等于把自己摆在一个可以被检验的位置上。

有一种材料表面上看三块都有，读起来却还是含糊，原因是三块各自都对，彼此之间没有关系。结论说的是一件事，依据讲的是另一件事，动作指向的又是第三件事。读的人拿到三块拼不出一个整体，这种材料比缺块更难被察觉。

要写出一份不含糊的材料，动笔之前先花两分钟把三块各写一句。三句写完之后再看它们是不是串成了一条线。串成一条线，正文就是把这三句展开；串不成一条线，说明还没想清，那这时候写出来的会是第四种含糊。

这一篇到这里收尾。报告这一层的活就一件，让人拿着它知道情况、知道依据、知道下一步该谁做什么。这三件事都做到了，材料才真的交代得出去；有一件没做到，材料就得来回补几轮；三件都没做到，它就只是一份留在自己手上、外人读不出东西的记录。

还有一种材料是把三块都写了，却写在了三张不同的纸上。结论在一段消息里，依据在一张表上，要谁做什么在另一个群里说了一句。三样东西分开，对方得自己去拼，拼的过程中很容易只记住其中一块，另外两块就丢了。

常见问题（FAQ）